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基于软件视频会议系统的原理与硬件视频会议系统基本相同，不同之处在于其MCU和终端都是利用高性能的PC机与服务器结合的软件来实现。另外，由于软件视频会议完全是依赖于PC，因此在数据共享和应用方面比硬件视频会议灵活方便。软件视频会议是基于PC架构的视频通信方式，主要依靠CPU处理视音频编解码。
软件视频会议的主要优势：
1、随着时代的发展，网络与计算机应用已经遍布全球，为软件视频会议的发展提供成熟的发展环境。
2、软件视频会议技术发展的成熟，现代视频会议音频采用GIPS技术，视频采用H.264编码，文档写作采用XML（面向未来的多媒体交换技术）实现，使得软件视频会议相对硬件视频会议而言具有不可替代的优势。
3、投入小，易维护。纯软件系统在硬件设备上投入少，维护量小，而使其成为“物美价廉”的解决方案。
4、网络适应性强。软件视频会议可以适应复杂的网络环境，可以采用穿透防火墙的方式，都拥有BC/CS两种参会方式。相比之下，硬件的视频会议网络要求较高，要求网络中不能存在任何防火墙。
5、软件视频会议移动性较强，可是随时随地开启会议，支持无线网络，而硬件视频会议固定性强。
6、扩展性强，可以灵活使用文档协作，提供音视频、文档统一交流，更增加了视频会议灵活性。
7、系统安装部署更加方便灵活，软件产品采用分布式部署，使用方式更加灵活，维护简单，产品升级操作十分方便。
8、随着软件视频会议的成熟，完全可以通过软件视频会议实现高清品质的会议效果，高清视频会议模块完全可以支持1080p、1080i等会议需求。
