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从原理来讲软件视频会议系统与硬件视频会议系统是基本相同的，不同之处在于其MCU和终端都是利用高性能的PC机与服务器结合的软件来实现。另外，由于软件视频会议完全是依赖于PC，因此在数据共享和应用方面比硬件视频会议灵活方便。
软件视频会议系统是基于PC架构的视频通信方式，主要依靠CPU处理视、音频编解码工作，其最大的特点是廉价，且开放性好，软件集成方便。但软件视频在稳定性、可靠性方面还有待提高，视频质量普遍无法超越硬件视频会议系统，它当前的市场主要集中在个人和企业，政府、大型企业也逐渐开始慢慢接受，并越来越多的运用到会议当中。
硬件视频会议系统是基于嵌入式架构的视频通信方式，依靠DSP+嵌入式软件实现视音频处理、网络通信和各项会议功能。其最大的特点是性能高、可靠性好，大部分中高端视讯应用中都采用了硬件视频方式，但随着技术的发展，其市场份额正逐渐被软件所占领。
软件视频会议系统与硬件视频会议系统的主要区别
1、经济方面：硬件视频会议系统的建设成本高，通常需要专线为之提供服务。所以一般企业在决定使用硬件视频会议系统后往往另需高昂的资金投入建设视频会议独用的网络专线。因而一项工程、两笔开销往往使许多企业望而却步。软件则不同：他的使用完全建立在您已有的资源上。无须您另付资金投入。
2、音/视频效果：所需带宽高，可看视频少是广大硬件视频会议系统用户使用后的感想。相比纯软件的产品，硬件的视频与语音状况通常在感觉上都比软件产品要连贯稳定，但这是建立在带宽高与稳定状况下的一个效果。举个例子：通常在硬件的视频会议中，每路视频要占用1兆左右的带宽。也正是这个原因，决定了硬件产品必须由专线提供带宽。可是在纯软件的情况下只需要160k便可清晰流畅得传输视频。可以想象一下如，如果提供给软件产品同样的带宽，音视频的效果会何等优秀。
3、数据功能：众所周知，软件与硬件的优势区别就在数据方面。虽然现在有些硬件系统发觉了自身的缺陷，增加了一些数据功能。但由于本身定位的局限，使得他的改进并没有从根本上改变现状。所添加的功能也并非十分实用。反之，软件正可谓是将数据功能坚持到底！
4、应用方面：音视频效果佳、商务感觉好通常是客户选择硬件视频会议的主要原因。可是往往客户在使用过程中会发现：跟着感觉走有时并不正确。感觉对了的，却不实用。对比两者就可以直观地发现：软件的产品可以跟着使用者到处发挥作用。客户可以用它来远程销售、客户培训、远程教育等等。可以这么说：只要您有电脑，可以上网，就可以使用。但硬件由于他本身的专用网络以及相对庞大的体积，限制了它只能局限于某个办公桌或是某个会议室内。
5、视频容量方面：软件产品可以根据客户的带宽情况有选择的看视频。比如说客户的网络是光纤，他就可以观看多路高质量视频，且可以任意更改显示模式。网络越好，可看数就越大，最多可至上千路视频，而硬件最多观看20路。并且可选的视频模式有限，并且无法自己定制。在特殊需要的情况下显得力不从心。
6、硬件相对于软件的优势在于其稳定性，且目前的公网环境下还不足以支持软件的多路视频观看。而硬件视频会议系统的稳定性显得尤为重要。
