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随着时代的发展与进步，网络与计算机应用逐渐普及到社会各个层面。为了提高工作效率，精简业务流程，许多单位、企业选择使用视频会议。而相比传统的自建视频会议，租用视频会议在价格与灵活性上具有不可替代的优势，逐渐受到单位与企业的青睐。
虽然视频会议软件本身费用低，但开视频会议时还要用到电脑、单独的视音频采集设备（如会议摄像头、耳麦或麦克风）以及操作系统等相关基础软件，加上软件安装和维护，也有一定的成本。以前在我国提供软件视频会议系统的厂商也是要收取一定费用的。现如今有多软件视频会议可以免费使用了，像腾讯会议、钉钉、ZOOM、华为云会议等，用户可以简单便捷地创建和加入会议，同时还支持一键预约、发起和加入会议等功能。
不过如何选择适合的视频会议系统要从企业自身需求出发，看自身的扩展用途。从建设投入和组成部分来考虑，视频会议系统可分为硬件视频会议系统和软件视频会议系统两类。硬件视频会议需要搭建一套专门的系统，其中主要包括多点控制器和会议终端；而软件视频会议相对会简单一些，基于电脑的软件视频会议系统主要通过软件来实现。能够提供较好的电子文档阅读、传送数据、协同办公等功能，并且具有建设成本低的优点。
企业在选择视频会议时应从视频会议的易用性、质量和稳定性、安全性、成本和服务支持这五个方面来综合考虑。
1、易用性：是否能随时随地可以入会、是否同常用的邮件或即时通讯工具整合从而方便安排和进入会议、是否提供账号和会议管理工具、软件设计是否考虑客户体验等。
2、质量和稳定性：屏幕文档的共享效率、音视频的质量、是否支持传统的电话会议以确保稳定、能否保证会议的稳定性在99.99%等。
3、安全性：服务商的基础设施是否完善、数据传输和客户信息是否安全、是否有完善的灾备机制和实时的监控等机制、有无国际上的通过的安全管理认证、开会会不会需要企业打开其他有潜在危险性的端口等。
4、成本：服务商是否能提供灵活多样的收费模式比如按席包月、流量计费、账户包月、套餐等、是否有热门城市的专网部署从而可以实现本地接入而无需缴纳长途通信费用、是否提供专门服务和特定的费用定制等。
5、服务支持：是否支持在线服务时长、是否有多语种服务、服务能否及时响应、是否提供SLA服务质量保证、是否提供个性化账单、大型会议有否现场支持、是否能提供IR发布网络培训等这些其他服务。
