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随着远程视频会议系统的全面普及，现代企业的不断发展，跨地域虚拟团队成为常态，也促使会议从以沟通为中心转向以分享和协作为中心。传统硬件远程视频会议实现了语音和视频的信息沟通，软件远程视频会议在音视频的基础上引入了数据协作的能力，能够提供屏幕共享、文档共享、电子白板、文字聊天、电子投票等协作功能，但还没有提供会议内容的传播、分类、搜索、多对多的异步分享和协作等功能，需要进一步扩展其协作能力。
结合社交网络的信息传播手段，将在会议系统中引入“会议空间”来实现会议内容的传播与共享，在会前可由会议组织者或与会人上传会议资料，并发送会议通知给与会方提前了解会议主题，基于权限可对文档进行修改、上传新版本，有文档更新自动提醒与会者。
在会中，由远程视频会议系统直接使用提前上传的会议资料，减少会议中进行文档共享的时间，并能够实时录制会议内容并上传到“会议空间”，对于公开的会议能够提供会议直播。
在会后，可对会议资料、会议录像和会议纪要等分类标识，提供点播和下载，提供讨论空间供会议后续的讨论和交流。从而，在信息沟通的基础上做到信息的传播，实现企业虚拟团队的分享与协作。
