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视频会议的起因及使用视频会议带来的好处，通过会议电视技术的出现和发展，逐渐改变了人类的社会活动方式。视频通信是人类社会经济生活中不可缺少的一部分，有关的研究表明，有效的信息55%，60%依赖于面对面(Face to Face)的视觉效果，33%，38%依赖于说话者的语音，而只有7%依赖于内容。
传统的通信工具，如电话、传真机等都无法达到面对面或一群人聚集在一起的沟通效果。对企事业单位来说，常年超负荷运转，出差开会，已成为令人苦恼，望而却步的事情。采用会议电视的方式既达到了召开会议的目的，又避免了出差到外地。从效果上来看，可以缓解交通紧张状况，节省时间和经费。
对于一些紧急性会议，会议电视在争取时间、及时商讨决策、及时贯彻上级重要指示、及时取得重要信息等方面，都具有明显的优越性。它不仅让参加电视会议的每一个人都仿佛坐在同一个会议室内、同一个会议桌前进行面对面的交流，还可以让与会者在开会的同时方便地处理其他日常工作，而不会为出差开会而苦恼。
视频会议使不同地方的人们相互影响，不管他们之间是10分钟的步程还是10小时的飞机行程。它能够使人们像在同一房间一样交流思想、交换信息。这就意味着人们不用在等传真或者快递中度过工作时间。简短地说，视频会议使人们“坐”在了一起。
视频会议带来的好处
1、加快产品开发周期，缩短上市时间。
2、降低差旅费用。
3、提高雇员时间的利用效率。
4、提供更广泛、更深入的质量。
5、平衡工作/生活，留住雇员。
6、加快决策进度，提高雇员满意度。
7、更轻松地完成远程访问专家或员工的任务。
8、扩展业务范围。
9、提高与家庭办公人员、供应商沟通效率。
10、减少碳氢化合物的排放，改善环境，减少油耗，解决交通拥堵问题。
所以采用视频会议，可以实现与多人同时进行通讯，人们还可以面对面讲话。在全球各地的办公室和教育机构，视频会议还能够用于学习、培训和与联系人会面，不需要进行旅行。视频会议不仅能够节省电话费，而且通过取消旅行还有助于改善环境和减少业务开支中安排员工外出开会的旅差费。此外，朋友和家人能够利用视频会议与居住在其它国家的亲人保持联系，甚至在海外作战的士兵也能够利用视频会议与家里的爱人保持联系。
