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不同的会议适用于不同的会议系统，比如：商务型视频会议系统、特殊环境下的视频会议系统、教学型视频会议系统、会议型双向视频会议系统。
视频会议系统应用种类繁多了就需要我们分配管理。视频会议系统因具有大容量、移动性强、安全性高等突出优势，已全面应用在各种会议中，包括日常会议、高层会议、大型会议、跨国会议、移动会议等，可代替企业90%以上的现场会议。
一、视频会议系统的会议管理
1、会议预约，系统自动通知参会人员
发起人预约会议，制定会议时间、地点、会议标题、简要内容、选定参会人员，系统会自动把会议相关内容及会议登录密码以邮件、信息方式发给参会人员，系统将自动统计参会人员对本次会议的回复情况。
2、会议签到
与会人员通过指纹仪，或者以其他方式进行会议的签到。会议进行中，其他人员不得入内（未经授权人士，无法进入会议室）
3、会议投票
会议投票功能在会议前或会议中完成投票的整个过程（发起、投票、统计、发布）。
4、会议文件的上传、共享和桌面的共享
4.1.支持文件上传和下载。
4.2.与会人员可以将自己当前屏幕内的显示内容共享给其他远程参会人员
4.3.用户可将各类文件进行共享，方便与会者下载。
5、具有电子白板功能
对当前屏幕上显示的会议文档内容进行标注性操作或修改操作，系统将自动保存当前标注或修改后的文档内容图片，以便会后查阅，但并不改变原来的会议文档内容。
6、会议内容的录制保存
全程会议高清摄像记录功能，支持整个会议的视频、音频、修改操作进行全程录像及回放、查询、发布以及下载功能。
7、会议总结、查询
针对已经结束的会议进行查询查看会议的详细内容生成会议报表。（提供会议室利用率、个人会议统计、部门会议统计等各种详细、摘要报表，支持EXCEL导出，支持柱状图、饼图、折现图显示，支持自动发送，还可根据需求定制扩展。）
该系统具有总结提供历史会议与当前会议的综合报表功能，可根据时间、地点、发起人、会议标题进行会议的查询。
二、视频会议系统的会议室管理
发起人可以查看当前会议室的使用状态，可以对会议进行增加、删除、修改、查看，还具有发起或撤销会议、修改会议、延时会议和终止会议的功能。
1、会议设备自动启动并自动对接
会议系统自动控制功能，会议时间到达，异地和本地会议室设备将自动启动对接，会议标题等内容自动显示在屏幕上，时间到达后直接进入会议状态，使远程会议更加方便快捷，节约了更多的时间，为您的工作提高了效益。
2、支持多种会议方式接入
视频会议系统为用户提供超清晰的语音沟通环境，该语音引擎保证在任何网络环境下都能为用户提供最小的延迟和最好的音频质量。根据不同的网络自动匹配相应的视频音频编码，可以提供清晰流畅的视频图像。提供自动接入功能，在外出差的参会人员可以通过电话或电脑可以直接接入到会议中来，免去了人工接入等繁琐过程，使会议变的轻松快捷。
