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视频会议系统方案是一种让身处异地的人们通过某种传输介质实现：“实时、可视、交互”的多媒体通讯技术。它可以通过现有的各种电器通讯传输媒体，将人物的静态和动态图像、语音、文字、图片等多种信息分送到各个用户的终端设备上，使得在地理上分散的用户可以共聚一处，通过图形、声音等多种方式交流信息，增加双方对内容的理解能力，使人们犹如身临其境参加在同一会场中的会议一样。
随着云计算技术的出现，视频会议系统方案领域出现了云计算视频会议模式，云计算视频会议系统支持多服务器动态集群部署，并提供多台高性能服务器，大大提升了会议稳定性、安全性、可用性。
近年来，云计算视频会议因能大幅提高沟通效率，持续降低沟通成本，带来内部管理水平升级，而获得众多用户欢迎，已广泛应用在政府、军队、交通、运输、金融、运营商、教育、企业等各个领域。毫无疑问，视频会议运用云计算以后，在方便性、快捷性、易用性上具有更强的吸引力，必将激发视频会议应用新高潮的到来。云计算视频会议是视频会议与云计算的完美结合，带来了最便捷的远程会议体验。
视频会议系统方案有时也叫“视频会议方案”，包括了软件视频会议系统和硬件视频会议系统。
随着时代的发展与进步，网络与计算机应用逐渐普及到社会各个层面。为了提高工作效率，精简业务流程，许多单位和企业选择使用视频会议系统。在两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过现有的各种电气通讯传输媒体，将人物的静、动态图像、语音、文字、图片等多种资料分送到各个用户的计算机上，使得在地理上分散的用户可以共聚一处，通过图形、声音等多种方式来交流信息。
目前视频会议逐步向着多网协作，高清化的方向发展着。而相比传统的自建视频会议，租用视频会议在价格与灵活性上具有不可替代的优势，逐渐受到单位与企业的青睐，但是，不可否认自建硬件视频会议更加稳定和适合大中型企业，对于长期使用的企业也更加经济。那么视频会议系统方案是如何实现的，给我们带来哪些便利？
1、多点处理单元(MCU)
MCU是视频会议系统的核心部分，为用户提供群组会议、多组会议的连接服务。目前主流厂商的MCU一般可以提供单机多达64个用户的接入服务，并且可以进行级联，可以基本满足用户的使用要求。MCU的使用和管理不应该太复杂，要使客户方技术部甚至行政部的一般员工能够操作。
2、大中小型会议室终端产品
大中小型会议室终端产品是提供给用户的会议室使用的，设备自带摄像头和遥控键盘，可以通过电视机或者投影仪显示，用户可以根据会场的大小选择不同的设备。一般会议室设备带SONY或CANON的专用摄像头，可以通过遥控方式前后左右转动从而覆盖参加会议的任何人和物。
3、桌面型(PC)终端产品
直接在电脑上举行视频会议，一般配置费用比较低的PC摄像头，常规情况下只能一两个人使用。
4、电话接入网关(PSTN Gateway)
用户直接通过电话或手机在移动的情况下加入视频会议，这点对国内许多领导和出差多的人尤其重要。可以说今后将成为视频会议不可或缺的功能。
此外，视频会议系统一般还具有录播功能。能够进行会议的即时发布并且会议内容能够即时记录下来。基于现时流行的会议信息资料的要求，本系统能够支持演讲者电脑中电子资料PPT 文档、FLASH、IE浏览器及DVD等视频内容 ，也包括音频的内容等、会议中领导嘉宾视频画面、会场参与者视频画面的同步录制。
视频会议系统方案给我们带来的便利：
1、节约会议的经费、时间
据相关资料，各个企业或组织的工作人员每年参加会议的时间约占全部工作时间的30%以上；每年用于公务出差的费用高达300亿元，而每次开会或会面中约有80%的时间需花费在路途中。
由于召开视频会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会者节省时间，提高效率。由于参加会议的人员就在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地交流。
3、适应某些特殊情况
对于某些交通状况不好，特别是地处山区、边疆的城市，视频会议将带来极大的方便。
在一些紧急场合，如救灾、防汛，战地会议等，可以用视频会议系统及时了解或发布紧急情况和决策，收效则难以用金钱来衡量。
4、增加参会人员
视频会议可支持多人多点参加形成会议。同时，视频会议系统具有投影、VGA端口以及数据流功能可以随时增加会议与会者甚至召开全体会议。总部决策可即时传达到所有员工。
