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在高清视频会议系统技术标准的编码/解码技术产生之前，视频会议数据是基于通用交换格式 (CIF) 进行编码的。
国际电信联盟-电信标准部(ITU-T)制定了视频标准，称为H.261和 H.263。H.261 标准只定义了 QCIF 和 CIF 格式。四分之一 CIF (QCIF) 格式只被用于最低数据率（64 千位/ 秒及更低）的会议，已经很少使用。自从H.263 标准发布以来，更多使用“全分辨率”（定义为 16CIF）的格式（4CIF 和 16CIF）逐步被采用。由于采用此类标准时，计算和宽带的限制，用于全动态视频会议的通用分辨率仍然是 CIF 到 4CIF。
ITU-T采纳了视频压缩新标准，该方法减小了整个视频文件的大小，从而文件可以更为经济地通过容量更小的网络连接（更低的数据率/宽带）进行传输。ITU-T 建议高清晰度视频会议采用H.264视频标准，该标准通过比较低的数据传输率提供高质量画面。H.264已成为HD-DVD（高清DVD）以及广播、有线、视频会议和消费电子产品的强制标准。 H.264技术非常适合视频会议。
高清视频会议系统技术要求在通过增加宽带，获得最佳音频效果以及额外的内容共享设备，例如PC输入、DVD或高分辨率文本摄像装置。网络QoS也是必须的，它可以保证视频会议进行期间稳定的效果。为获得高分辨率图像，需要配置16:9标准支持真实高清（最低 720p）的摄像头。摄像头与视频会议终端设备最好出自同一制造商。这样可以保证摄像头和终端设备的功能达到最优化，从而获得最佳的端到端高清视频会议体验。
高清视频显示器（液晶、等离子或投影仪）必须支持最低为720p的水平分辨率。另外，显示器应该配有支持最佳高清信号的接口，例如DVI-I数字接口或者分量输入接口YPrPb。超过5米的DVI电缆线可能引起画面质量衰减或者无法预测的视频显示错误。购买高质量的高清显示器和终端设备就可以避免此类问题。
选择了合适的显示器，而需要与房间的大小以及与会者离屏幕的平均距离相吻合。在大型会议室中，与会者离屏幕的距离为3到5米，此种情况下，建议购买至少为50英寸的显示屏。
