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桌式会议系统是一种工具，它能为远程相距的用户建立相互之间有效台作的环境。这一环境表现为：用户双方(或多方)可以利用它方便地对共同感兴趣的问题(如设计方案、投资计划、商务合同等)进行讨论；讨论时合作方可以见到对方所出示的文档(方案、计划、合同等)，可以相互对话，可以相互修改呈现着的文档，需要时还可以看到合作方的形象的周围环境。
很显然，要实现这环境需要利用计算机领域中的多方面技术，特别是多媒体技术。
桌式会议系统的出现有其重要的应用背景。这是因为现代工作(不论其为技术性的，还是商业性的)常具有其复杂性和综合性，这就使得人们无法孤立地盘完成，而离不开与他人的合作。为此，人们迫切希望自己的工作环境中，备有“可与远距外的共事者及时且高效地实现合作”的工具。
桌式会议系统是相对于传统的会议室用视频会议系统而开发的。后者问世较早，但设备复杂、庞大，价格昂贵，且要辟专室安置使用；同时对使用者的服务则以“视听”为中心。
桌式会议系统之不同之处：一是使用者的服务“数据(文档)”为中心；二是系统简化到只占用一个桌面。这也就是为何这种系统有对被称为“桌式数据会议系统”。
上述改进使会议系统变成了更符合人们实际需要的合作工具，而且价格低廉；因此近几年来它出现并推向市场后，迅速地为各种类型的单位和各种层次的部门所欢迎和采用。传统的会议室用视象会议系统往往只用于大公司中为上层领导层服务。
